Sprawne rozliczanie czasu w projektach i zadaniach

Dokładne rozliczanie czasu w projektach stanowi najlepszy z możliwych wyznaczników wartości projektu. Szczegółowe statystyki pozwolą nam w łatwy sposób obliczyć powstałe przy tworzeniu koszty, takie jak wynagrodzenie dla pracowników. To pomoże nam w wycenie projektu oraz w określeniu rentowności projektów, które moglibyśmy wykonywać w przyszłości.

Jak zatem gromadzić informacje o przepracowanych godzinach tak, aby na ich podstawie planować i rozliczać bez większego wysiłku koszty projektu?

Rozliczanie czasu pracy w projektach – dlaczego jest tak ważne?

Rejestrowanie czasu pracy jest niezbędne do prowadzenia ewidencji pracowników, która jest obowiązkiem każdego pracodawcy oraz ułatwia rozliczanie czasu pracy oraz nadgodzin. Jednak proces ten dostarcza znacznie więcej informacji niż tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pokazuje bowiem godziny pracy przypisane do konkretnego projektu i zadania (w czasie rzeczywistym), wspierając dalszą analizę zużycia godzin pracy w projekcie.

Wiedza o tym, jak dużo czasu zajmuje tobie i twoim pracownikom praca nad konkretnym zadaniem (i ukończenie go w terminie!) jest niezbędna w fazie planowania danego projektu i jego najważniejszych procesów. Co więcej, czas poświęcony na pracę nad konkretnym projektem może również pomóc przy w ustaleniu ceny projektu, a właściwie widełek potrzebnych do przygotowania stałego cennika w oparciu o rozliczanie godzinowe i stawkę godzinową lub fixed fee.

Ponadto, w większości przypadków raportowanie czasu pracy z przeszłych projektów i zadań stanowi dowód, że firma jest skuteczna i rzeczywiście potrafi w określonym czasie wykonać powierzone jej poszczególne zadania. Jest to istotny argument w fazie negocjacji szczegółów projektu, dodaje bowiem firmie wiarygodności u potencjalnych klientów.

Zarządzanie projektami a rejestrowanie czasu pracy

Z TimeCamp rejestrowanie czasu pracy dla konkretnego zadania lub projektu na różne sposoby to pestka. Ponadto, jeśli rozszerzysz możliwości naszego oprogramowania o funkcjonalności aplikacji do zarządzania projektami, TimeCamp Planner, zyskasz możliwość dodania czasu pracy prosto z widoku zadania, co znacznie usprawni raportowanie czasu pracy oraz analizę wykorzystania budżetu godzin dla projektów, tak ważną do prawidłowego rozliczania klienta.

TimeCamp – dokładnie zmierzony czas pracy dla poszczególnych projektów i zadań

TimeCamp oferuje automatyczny time tracking w formie web timera, aplikacji desktopowej i mobilnej, plugina dla przeglądarek Chrome i Edge, oraz Kiosku – czytnika czasu pracy. Usprawnia to wypełnianie timesheetów i rejestrowanie godzin do zadań i projektów podczas pracy przy komputerze w biurze i poza nim oraz na spotkaniach z klientami, dzięki czemu masz pewność, że czas ten jest dokładnie zmierzony.

Ponadto, w TimeCamp możesz oznaczyć wpisy czasu jako billowalne, co umożliwia oddzielenie godzin, za które należy rozliczyć klienta od kosztów administracyjnych.

Z TimeCamp:

• uzupełnisz timesheety kilkoma kliknięciami, dodając czas pracy w danym dniu lub nawet za cały tydzień z rzędu,
• przeprowadzisz dogłębną analizę zużycia godzin w projekcie z pomocą szerokiego wachlarza raportów czasu pracy,
• wystawisz fakturę na podstawie billowalnych godzin zarejestrowanych dla danego projektu i zadania,
• ustalisz budżet projektu oraz skontrolujesz zużycie zaplanowanych wcześniej środków,
• poprowadzisz ewidencję czasu pracy pracowników wraz z informacjami o urlopach, zwolnieniach lekarskich, czy pracy zdalnej,
• sprawiedliwie rozliczysz czas pracy pracownikom zatrudnionym w oparciu o stawkę godzinową,
• stworzysz rozbudowane drzewo projektów i zadań, dzięki któremu dodasz wpisy czasu pracy nie tylko dla najważniejszych procesów, ale i pomniejszych czynności związanych z danym projektem,
• zaimportujesz strukturę zadań z zewnętrznych aplikacji by mierzyć dla nich czas pracy w samym TimeCampie lub uruchomisz timer bezpośrednio z widoku zadania w używanym narzędziu.

Dzięki rozliczaniu projektów z TimeCamp masz pewność, że koszty projektu są dokładnie wymierzone i nie przekraczają założeń podjętych w fazie planowania. System wdraża się błyskawicznie, a pracownicy (niezależnie od wieku) cenią sobie prostotę użytkowania. Nic dziwnego – TimeCamp to narzędzie wspierające rozliczanie czasu pracy i czasu pracy w projekcie, ale również aplikacje wspierające monitorowanie własnej produktywności.

💚 Wypróbuj przez 14 dni za darmo lub załóż darmowe konto! 

TimeCamp Planner (dawniej HeySpace) – zarządzanie zadaniami i komunikacja zespołowa

Projekty i zadania, rozmowy i mierzenie czasu pracy? Jasne! Z TimeCamp Planner zastąpisz wszystkie dotychczas używane aplikacje jednym narzędziem – w końcu nikt nie lubi tracić czasu na przełączanie się między kartami…

W TimeCamp Planner znajdziesz funkcje niezbędne do zarządzania projektami i sprawnego prowadzenia komunikacji z całą firmą i klientami. System wspomaga zarówno zespoły, które pracują na miejscu, jak i pracowników zdalnych. Ponadto, Planner nie wymaga intensywnego wprowadzenia i każdy pracownik świetnie odnajdzie się w pracy z nim.

Z TimeCamp Planner:

• zaplanujesz każdą fazę projektu bazując na metodologii Kanban (poszczególne projekty stanowią osobne space),
• przypiszesz zadania do projektów, nadasz im właściwy priorytet i będziesz na bieżąco z postępami prac zespołu,
• każde zadanie posiada osobny widok, dzięki czemu utworzysz dla każdego z nich osobną listę rzeczy do zrobienia, oznaczysz progres wykonania zadania i zostawisz komentarze współpracownikom,
• wyposażysz pracowników w scentralizowany system komunikacji wewnętrznej umożliwiający rozmowy grupowe w obrębie space, grupowe w mniejszym gronie, 1-1 między członkami zespołu lub z klientami (wysyłając im osobny link),
• utworzysz zadanie z wiadomości,
• dodasz pliki bezpośrednio w zadaniu (z komputera lub chmury) zamiast wysyłać je mailem,
• poprowadzisz kalendarz zespołu i będziesz na bieżąco z dostępnością osób, które pracują nad danym projektem,
• dzięki integracji z TimeCamp, rozliczysz dany projekt na podstawie czasu zarejestrowanego w zadaniach do niego należących.

TimeCamp Planner, zwłaszcza w połączeniu z TimeCamp, to doskonałe narzędzie do planowania i rozliczania projektów wszelkiej maści.

💙 Darmowe konto założysz tu! 

Czy rozliczanie czasu pracy w projektach z TimeCamp i TimeCamp Planner jest dla mnie?

Pewnie, że tak! Nie ma większego znaczenia w jakiej branży działają nasi użytkownicy – monitorowanie czasu w projektach wspiera każdy biznes, niezależnie od wielkości.

Oprócz małych, średnich i dużych przedsiębiorstw aplikacje tego typu są świetnym narzędziem dla freelancerów. Dzięki dokładnemu pomiarowi czasu pracy nad jakimś konkretnym projektem mogą oni dokładniej niż kiedykolwiek wycenić swoją pracę oraz zaplanować kolejne działania. Informatycy, graficy, konsultanci, księgowi – właściwie każdy używający do pracy komputera freelancer uzna nasze oprogramowanie za wyjątkowo pomocne. Ponadto, dzięki czytnikowi czasu pracy, TimeCamp świetnie sprawdzi się również w fabrykach, w branży gastronomicznej czy handlowej.

Kolejnym segmentem, których powinno zainteresować automatyczne mierzenie czasu, są firmy rozliczające się na zasadzie time&material. TimeCamp będzie znakomitym narzędziem do tworzenia okresowych raportów dla klienta oraz do obliczania i przewidywania kosztów. Funkcja eksportu danych do programu Microsoft Excel pozwoli pracownikom dokonać szczegółowych obliczeń i wykresów.

Rozliczanie czasu pracy w projektach jeszcze nigdy nie było tak proste

Oprócz prowadzenia do wzrostu samodyscypliny i produktywności pracowników, TimeCamp jest znakomitym narzędziem do w całym procesie zarządzania, na który składają się planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie. Pomaga w ustalaniu terminarza, ustaleniu kosztów projektu i prognozie wynagrodzeń. Może stanowić najlepsze z możliwych narzędzie do systemu premii i awansów. Jako, że nasze oprogramowanie jest praktycznie bezinwazyjne, w żaden sposób nie przeszkadza w pracy i nie zabiera bezcennego czasu.