Raport: Komunikacja zdalna w dobie pandemii COVID-19

Spójrzmy prawdzie w oczy – pandemia koronawirusa istotnie wpłynęła na wiele wymiarów naszego życia. Coraz częściej pojawiają się głosy, że powrót do stanu rzeczy sprzed marca 2020 wydaje się być niemalże niemożliwy. Stopniowo jednak zaczęliśmy akceptować tę “nową normalność”, choć obyło się to z niemałym trudem, gdyż sytuacja zmusiła nas do dostosowania się. Pandemia zmieniła także nasze spojrzenie na pracę zdalną, za którą przedsiębiorcy do tej pory nieszczególnie przepadali. Obecnie zaś stała się ona nie tylko standardem wprowadzonym przez obostrzenia, ale również możliwością docenianą przez pracowników.

W marcu minął rok od wprowadzenia pierwszego lockdownu – to świetna okazja do przeanalizowania w jaki sposób COVID wpłynął na sposób, w jaki pracujemy. Zaczęliśmy więc od przeprowadzenia kompleksowego badania, którego rezultatem jest ten raport, a konkretnie jego pierwsza część, poświęcona komunikacji. Dostarcza ona odpowiedzi na pytania:

Jak wygląda zdalna komunikacja między pracownikami?
Jak zmieniły się spotkania?
Co sami pracownicy sądzą o jakości komunikacji zapośredniczonej?

👉 Najwazniejsze ustalenia zebraliśmy na poniższej infografice, która poleca się do udostępniania!

Raport: Komunikacja zdalna w dobie pandemii COVID-19

👉 Wprowadzenie: Metodologia

Moglibyśmy zgadywać, ale po co, skoro mamy pod ręką wiarygodne dane? Zrobiliśmy z nich więc dobry użytek, a wnioski płynące z ich analizy zestawiliśmy z komentarzem naszych użytkowników. Badanie przeprowadziliśmy dwutorowo:

W pierwszej części, uwzględniając różne aspekty, porównaliśmy czas zalogowany przez użytkowników TimeCampa z okresu przed i po wybuchu pandemii,
Druga zaś stanowi podsumowanie wyników ankiety, którą wysłaliśmy do losowo wybranych użytkowników TimeCampa w drugim kwartale marca 2021 roku. Zapytaliśmy w niej o ich odczucia dotyczące zmian spowodanych przez pracę zdalną.

Co wiecej, wnioski płynące z analizy danych oraz ankiety dopełniają wypowiedzi ekspertów od pracy zdalnej, które znajdują się w końcowej sekcji raportu.

Ważne: Zarówno dane – czas zarejestrowany przez naszych użytkowników jak i odpowiedzi przesłane w ankiecie są całkowicie anonimowe.

Przeczytaj również: Jak zacząć wydajnie pracować zdalnie?

👉 Część pierwsza: czas zarejstrowany przez użytkowników

Mając dostęp do czasu zarejestrowanego przez naszych użytkowników, postanowiliśmy zrobić z tym naprawdę dobry użytek. Przeanalizowaliśmy więc dane sprzed i po wybuchu pandemii w marcu 2020 roku. Wnioski jasno pokazują, ze przejście na zdalny tryb pracy znacząco wpłynęło na pożytkowanie przez nich godzin pracy i czas poświęcony na komunikację.

Mając do dyspozycji dużą ilość wartościowych danych, mogliśmy swobodnie szukać odpowiedzi na następujace pytania:

Jakie zmiany zaszły w sposobach komunikowania się?
Jak dużo czasu poświęcają na komunikację online? Jaki jest średni czas spotkań i rozmów wideo?
Co użytkownicy sądzą na temat komunikacji zdalnej?
Jak zmieniło się użycie narzędzi, w szczególności tych do zdalnej komunikacji (tj. platformy do rozmów wideo)

🗝️ Zerknijmy więc na najważniejsze wnioski:

✅ Spotkania online stały się dłuższe niż te offline

Rezultaty badania potwierdzają to, czego się spodziewaliśmy – zdecydowany wzrost popularności komunikacji zdalnej:

średni czas spędzony na spotkaniach online wzrósł o 100%, z 6 do 12 godzin miesięcznie na osobę,
średni czas spędzony na spotkaniach offline zmalał, z 16 do 11 godzin miesięcznie na osobę.

✅ Znacząco wzrosło ogólne użycie narzędzi do zdalnej komunikacji

Jak już wcześniej wspomniano, współpraca przeniosła się do Internetu, więc nie dziwi fakt, że po wybuchu pandemii wzrosło również użycie narzędzi do zdalnej komunikacji. Skupiliśmy się więc na tym jak dużo czasu nasi użytkownicy spędzają na korzystaniu z dwóch najpopularniejszych obecnie aplikacji do wideokonferencji – Zoom i MS Teams.

Ważne: Poniższe statystyki prezentowane są w ujęciu miesięcznym.

miesięczne użycie aplikacji Zoom wzrosło sześciokrotnie, z 45 do 270 minut na osobę,
miesięczne użycie aplikacji MS Teams wzrosło około dwunastokrotnie, z 40 do 490 minut na osobę.

👉 Część druga: Ankieta dla użytkowników TimeCampa

Aby uczynić posiadane dane (które same w sobie są, oczywiście, niezwykle użyteczne) bardziej ludzkimi, przeprowadziliśmy ankietę wśród naszych użytkowników. W trzeciej dekadzie marca wysłaliśmy do ponad 600 losowo wybranych klientów kwestionariusz, w którym zapytaliśmy o ich postrzeganie pracy zdalnej przed i po wybuchu pandemii.

Ankieta składała się z dziesięciu pytań:

Pierwsze dwa dotyczyły stylu pracy użytkowników (zdalny, w biurze bądź hybrydowy),
W pozostałych zaś pytaliśmy o odczucia respondentów; pytania te skierowane były jedynie do tych ankietowanych, którzy na początkowe dwa odpowiedzieli, że pracują w pełni zdalnie bądź w trybie hybrydowym.

Co ciekawe, od wybuchu pandemii w marcu zeszłego roku jedynie 9% zapytanych pracowników pracowało i wciąż pracuje jedynie w biurze.

Wnioski? Pandemia znacząco zmieniła sposób, w jaki nasi użytkownicy postrzegają pracę zdalną i komunikację zapośredniczoną.

☺️ Efektywne spotkania zdalne

Zdecydowana większość naszych użytkowników uznała spotkania zdalne za efektywne, co potwierdzają poniższe wyniki:

☺️ Praca zdalna wpływa pozytywnie na relacje z rodziną i przyjaciółmi

45% respondentów (pracujących zdalnie lub w trybie hybrydowym) docenia fakt, iż pracując zdalnie mogą spędzić więcej czasu z bliskimi. Oznacza to efektywność zdalnej komunikacji od trochę innej strony – owszem, niektórzy z nas zostali zmuszeni do przejścia na pracę zdalną, jednak ostatni rok nauczył komunikować się online na tyle sprawnie, że zostaje nam więcej czasu, który możemy poświęcić naszym bliskim.

☺️ Efektywna komunikacja nie jest już ściśle związana z miejscem pracy

Pracując w biurze komunikujemy się synchronicznie – w modelu który zakłada sprzężenie zwrotne w czasie rzeczywistym. Jednakże dzięki stałemu dostępowi do internetu takie rozmowy między współpracownikami nie wymagają już przebywania w tym samym miejscu. Używanie narzędzi do zdalnej współpracy (a już zwłaszcza aplikacji do wideokonferencji) sprawia, że komunikacja ta jest dokładnie tak samo wartościowa. Dlatego nasi użytkownicy chętnie wskazywali brak dojazdów do pracy czy też elastyczne miejsce wykonywania obowiązków jako największe zalety pracy zdalnej.

😔 Brak komunikacji twarzą w twarz

Nasi użytkownicy wspominają jednak, że brakuje im bezpośrednich spotkań ze współpracownikami oraz biurowej atmosfery. Ci, zaś, którzy przed wybuchem epidemii pracowali w pełni w biurze, choć zadowoleni z komunikacji zdalnej, wspominają, że rozmowy online nie są w stanie im zastąpić kontaktu twarzą w twarz.

😔 Nieoczywisty przekaz

Oprócz podanych przez nas gotowych odpowiedzi użytkownicy mogli również w pytaniu o wady pracy zdalnej podać swoje wybory. Kilkoro z nich wskazało na trudności spowodowane pracą w róznych strefach czasowych, których nastręcza komunikacja asynchroniczna. W takim wypadku trudno jest się bowiem spodziewać natychmiastowej odpowiedzi, co może powodować nieporozumienia między pracownikami.

👉 Komentarze ekspertów

Kamil Rudnicki, CEO w TimeCamp

Cenię sobie to, że dzięki technologii możemy pracować zdalnie. Musimy się jeszcze jednak wiele nauczyć w kwestii odnoszenia korzyści z pracy zdalnej i radzenia sobie z wyzwaniami, które nam stawia. Przykładem może być to, jak zarządzać elastycznymi godzinami pracy – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy.

Kamil Kotowicz, Product Manager & Business Development w TimeCamp Planner

Sytuacja, w której aktualnie się znajdujemy jest czymś nowym dla wielu firm. Przejście na pracę zdalną, często z elastycznymi godzinami pracy nie było łatwe, w szczególności dla firm, które nigdy wcześniej tak nie pracowały. Narzędzie do współpracy zespołów zdalnych na pewno bardzo pomogły podczas adaptacji pracy dalej, ale teraz czas na kolejne wyzwanie, którym jest optymalizacja pracy zdalnej, np ograniczenie czasu spędzanego na spotkaniach lub poprawę efektywności.

Nadia Harris, założycielka remoteworkadvocate.com

Widząc wzrost popularności Zooma, MS Teams i innych narzędzi do wideokonferencji, nie możemy zapominać o asynchronicznej komunikacji, która jest kluczem do efektywnej pracy zdalnej.

Spójrzmy prawdzie w oczy, że ta „stara normalność” już nie wróci. Zatem, tak jak w przypadku standardów pracy wykreowanych przez rewolucję industrialną w XX wieku, tak teraz musimy dostosować środowisko, w którym pracujemy, do cyfrowej rzeczywistości.

Jeśli zaś chodzi o spotkania zdalne, statystyki są całkiem optymistyczne. Musimy się jednak jeszcze wiele nauczyć, by wyciągnąć z nich maksimum korzyści. Skupmy się więc na ustaleniu wytycznych, automatyzacji oraz zaangażowaniu.

Kate Smith, założycielka WiFly Nomads

Cieszy mnie to, że wiele firm decyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej i zauważa jej korzyści. Wciąż jest jednak nowością dla firm i ich pracowników – pandemia trwa i wiele jest jeszcze w tej kwestii do zrobienia. W miarę upływu czasu i pojawiającymi się nowymi wyzwaniami, powyższe statystyki na pewno będą się jeszcze zmieniać.

Iwo Szapar, CEO w RemoteHow

Firmy muszą na nowo przemyśleć to, w jaki sposób ich pracownicy komunikują się i współpracują. Dotyczy to zarówno komunikacji asynchronicznej, jak i mimo wszystko wciąż odbywających się spotkań offline. Wymaga to ustalenia nowych wytycznych dobrych praktyk dotyczących zarówno przebiegu tych spotkań, jak i tego, co trzeba zrobić przed i po nich.

👉 Jak sprawić, by komunikacja zdalna była jeszcze bardziej efektywna?

Nie ma nic złego w tym, że wciąż dostosowujemy się do nowej sytuacji. To samo dotyczy komunikacji zdalnej – popełniamy błędy, ale uczymy się na nich i dzięki temu wypracowujemy dobre praktyki. Oto kilka przydatnych trików, jak ułatwić sobie zdalną współpracę:

✅ Ustal jasne reguły

Po pierwsze – wybierz jedenolity sposób komunikacji dla całego zespołu. Niezależnie od tego, czy będzie to konkretne narzędzie do zdalnej współpracy, do spotkań wideo czy też wysyłanie emaili i rozmowy telefoniczne, zawsze miej pewność, że korzystają z niego wszyscy pracownicy.

✅ Zapanuj regularne spotkania

Większość z nas przyzwyczaiła sie do biurowych spotkań, w trakcie których omawiane były kwestie bieżących projektów. Nikt nie powiedział, ze w ten sam sposób nie można pracować online! Zaplanuj więc tyle spotkań, ile wymaga tego sposób pracy twojego zespołu. Wrzuć je do kalendarza, aby mieć pewność, ze każdy pracownik zostanie o nich poinformowany. My też tak robimy, więc to dobry, sprawdzony sposób na efektywną współpracę!

✅ Zadbaj o maksymalną transparentność

Brak kontaktu twarzą w twarz ze współpracownikami i asynchroniczna komunikacja powoduje niekiedy niedomówienia mędzy pracownikami. Jest to szczególnie widoczne w przekazach pisemnych, w których trudno czasem zrozumieć skróty myślowe nadawcy. Dlatego zadbaj o to, aby twoi współpracownicy jasno określali swoje potrzeby, jeśli decydują się na opisanie swojego problemu zamiast zadzwonić, bo go przedyskutować. Dodatkowo, dopilnuj, aby wszyscy odpowiednio dokumentowali swoje zadania, najlepiej w ten sam sposób (np. używając Google Spreadsheets lub Excela, Docsów lub Worda itp.). Możesz również gromadzić dane w chmurze, aby mieć je zorganizowane i zawsze pod reką.

✅ Nagrywaj najważniejsze spotkania

Jest to niezwykle ważne w przypadku pracowników, którzy nie moga uczestniczyć w spotkaniach, np. ze względu na urlop zdrowotny lub wypoczynkowy. Używając narzędzia do wideokonferencji możesz nagrywać spotkkania i wysyłać nagrania prosto do pracowników, aby mieć pewność, że wszyscy są na bieżąco. Dodatkowo, nagrania takie świetnie przydają się w retrospektywnych analizach.

✅ Używaj materiałów wizualnych

Komunikacja zdalna wymaga nowych, atrakcyjnych sposobów przekazywania informacji. Dlatego zamiast wygłaszać długie przemowy, zadbaj o to, by przekaz w tle był atrakcyjny wizualnie i zawierał jak najmniej tekstu. Niezależnie od tego, czego dotyczy, to, co chcesz powiedzieć powinno być zwięzłe i angażujące uwagę odbiorcy.

✅ Ufaj swojemu zespołowi

Pracownicy zdalni przyznają, ze zdrowa, oparta na wzajemnym zaufaniu współpraca między pracodawcą a pracownikiem sprawia, ze chetniej angażują się w swoje obowiązki. Należy bowiem pamiętać, że to, że nie widzimy, że ktoś pracuje, naprawdę nie oznacza, że zaniedbuje on przypisane mu zadania.

✅ Zadbaj o kulturę pracy

Aby twoi współpracownicy byli bardziej zaangażowani w swoje obowiązki, spróbuj rzenieść nawyki z biura do cyfrowego świata. Zaplanuj czas na rozrywkę – możesz zorganizować np. comiesięczne spotkania, podczas których cały zespół robi coś wspólnie. W TimeCampie od czas do czasu gramy w escape room online – świetna zabawa!

👉 Komunikacja zdalna to nowa przyszłość

Dane mówią same za siebie – musimy zaakceptować komunikację zdalną jako nową normalność. Przed nami jeszcze wiele do zrobienia, jednak z miesiąca na miesiąc coraz bardziej się przyzwyczajamy i wyciągamy lekcje z własnych błędów. Jak widać, nadeszły również złote czasy dla narzędzi typu SaaS, zwłaszcza dla aplikacji do zdalnej współpracy, których używanie pełni niezwykle ważną rolę w efektywnej komunikacji zdalnej.